Allg. Datenschutzerklärung Keller Prefadom AG
Version vom 20. Dezember 2023
Mit dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie Keller Prefadom AG (nachfolgend: «Prefadom» oder «wir») Personendaten (Daten, die natürliche Personen direkt oder indirekt identifizieren) unserer Kunden und Kundinnen und Vertragspartner/Partnerfirmen (natürliche Personen) bearbeiten. Im Folgenden gelten mit Bezug auf die Begrifflichkeit als Kunde/Kundin auch die übrigen Vertragspartner, soweit es sich um natürliche Personen (inkl. Mitarbeitende von juristischen Personen) handelt.
1. Verantwortlicher und Kontaktstelle
Verantwortlich ist Keller Prefadom AG, Ziegeleistrasse 9, 8422 Pfungen
Bei Fragen über unseren Umgang mit Personendaten oder sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen sind wir unter folgender E-Mail-Adresse erreichbar:
kontakt@keller-unternehmungen.ch
2. Bearbeitete Personendaten und Bearbeitungszwecke
Im Rahmen eines Kundenverhältnisses bearbeiten wir folgende Personendaten:
Kundendaten und Daten für die Kundenverwaltung: Vor- und Nachname sowie Kontaktangaben der Ansprechpersonen sowie anderer Personen (bspw. Mitarbeiter), Position und Titel, zugehöriges Unternehmen/Stelle, Branche, allfällige Querverbindungen (z.B. Gesellschafter oder nahestehende Personen) und weitere Hintergrundinformationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister), allfällige zuweisende Person, Inhalte von Kundenbeziehung, auch Daten wie Geburtsdatum oder Familienverhältnissen können zu uns gelangen;
Daten im Rahmen unserer Kundenbeziehung: Kommunikation mit Kunden und Dritten, Beratungsdokumentationen, Informationen, die uns im Rahmen unserer Dienstleistungen von oder für die Kunden/Kundinnen, oder von Vertragspartnern oder Dritten, wie Lieferanten, Dienstleister, Bauunternehmen, Architekturunternehmen, Behörden (wie bspw. beschriftete Pläne, individuelle Bedürfnisse und Wünsche der Kunden, Daten zu bestimmten Projekten) bekanntgegeben werden oder die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen erstellen;
Leistungs-, Bestell- und Abrechnungsdaten: Angaben über die erbrachten und abgerechneten Leistungen, Bestellungen, Rechnungsdaten, Leistungsnachweise, Rechnungen, Zahlungen, Bankverbindungen.
Wir bearbeiten die Personendaten hauptsächlich, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren, abzurechnen und zu verbessern. Dazu gehört die Bearbeitung, Abwicklung von Kaufvorgängen, Bestellungsänderungen und Rechnungen und zwecks erleichterter Interaktion zwischen Kunden und uns, sowie Lieferanten, Unternehmern und weiteren Dienstleistungserbringern bzw. Partnerfirmen. Wir bearbeiten die Personendaten unserer Kunden/Kundinnen auch, um mit ihnen zu kommunizieren, Anfragen zu beantworten, Informationen über unser Unternehmen zuzustellen sowie um mit ihnen über Kundenportale zu kommunizieren. Wir bewahren Personendaten unserer Kunden/Kundinnen so lange auf, wie es der Zweck erfordert, oder eine andere rechtliche Grundlage besteht (gesetzliche Aufbewahrungspflicht etc.). Die Personendaten, die wir gestützt auf unsere Kunden- bzw. Vertragsbeziehungen besitzen, behalten wir mindestens so lange, wie die jeweilige Vertragsbeziehung besteht und Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche von uns laufen oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Wir treffen verhältnismässige und zumutbare Vorkehrungen zum Schutz von Personendaten vor Verlust, unberechtigter Veränderung oder unbefugten Zugriffen Dritter. Sobald die Personendaten unserer Kunden/Kundinnen für die erwähnten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich, passiv gesetzt, gelöscht oder anonymisiert.
Kunden und Kundinnen, die uns Personendaten von anderen Personen (bspw. Mitarbeitern) zukommen lassen (bspw. auf Dokumenten), sichern uns zu, dass die betroffene Person entsprechend darüber informiert wurde.
3. Weitergabe von Personendaten und Verwendung elektronischer Signaturen
Wir geben keine Personendaten ohne Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter, ausser dies erfolge im Zusammenhang unserer Dienstleistungen im Rahmen der Kundenbeziehung bzw. Vertragsbeziehung oder sei für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich (oder auf richterliche Anweisung und gestützt auf geltende Gesetze und Vorschriften oder zur Durchsetzung von Nutzungsbedingungen, sowie zur Aufdeckung von Sicherheitsmängeln, technischer Probleme oder strafbarer Handlungen, und um Kunden/Kundinnen oder Prefadom vor Schaden zu schützen). Insbesondere können im Rahmen der zu erbringenden Dienstleistung allgemeine Kontaktdaten, die der Kunde/die Kundin bereitstellt, um mit ihm/ihnen in Kontakt zu treten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Namen und Vornamen von Kontaktpersonen) weitergegeben werden, soweit es Prefadom als zweckmässig erscheint, insbesondere zwecks Erstellung des Grundstückkaufvertrags an die jeweiligen Notariate sowie zwecks Realisierung des Kundenprojekts bzw. der Käuferausbauten an Partnerfirmen, die die Kunden beim Ausbau des betreffenden Objektes beraten und unterstützen, und bei Bedarf diese die Kunden direkt kontaktieren können. Die Bearbeitung von Personendaten der Kunden durch solche Partnerfirmen erfolgt im direkten Auftrag bzw. auf direkte Anweisung der Kunden und nicht im Auftrag der Prefadom.
Zudem können wir Personendaten an Auftragsdatenbearbeiter weitergeben, insbesondere an IT-Dienstleister und andere Anbieter, die IT-Applikationen zur Verfügung stellen (z.B. Kollaborationsplattformen) oder Support und andere Dienstleistungen für die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke in unserem Auftrag erbringen.
Wir weisen Sie darauf hin, dass wir im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen (inkl. Betrieb des Kundenportals) primär auf Servern der Prefadom zurückgreifen, aber auch externe IT-Dienstleister und Provider mit Servern in der Schweiz beiziehen können. Das Hosting der Kundenplattform my-k.ch erfolgt über den Dienstleister METANET AG und die Daten befinden sich auf einem Server in der Schweiz. In Zusammenarbeit mit unserem Softwarelieferanten kümmern wir uns um die Sicherheit und den Schutz der Webapplikation. Basierend auf den Bedingungen des Wartungsvertrages werden die Systeme kontinuierlich auf dem neusten Stand gehalten, Sicherheitsupdates eingespielt und überwacht.
Die Kunden / Kundinnen nehmen zur Kenntnis, dass Prefadom im Rahmen der Erbringung ihrer Dienstleistungen bzw. der Kundenbeziehung Signaturdienste (wie Skribble) nutzen kann. Es gelten die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen des Providers des Signaturdienstes.
Soweit Personendaten in unserem Auftrag bearbeitet werden bzw. eine gesetzliche Pflicht besteht, regelt ein Auftragsbearbeitungsvertrag den DSG-konformen Schutz Ihrer persönlichen Daten.
Wir setzen sodann bestimmte IT-Dienstleistungen ein, welche mit Datensicherheitsrisiken verbunden sein können (z.B. E-Mail, Videokonferenzen). Bei der Nutzung externer Kommunikations-Applikationen nehmen die Kunden/Kundinnen und Vertragspartner zur Kenntnis, dass die technische Einbindung der Cloud von Microsoft bei der Datenübermittlung eine Speicherung von Daten im EU-Raum bedeutet und hierzu ausschliesslich die besonderen Datenschutzrichtlinien und die allgemeinen Nutzungsbedingungen von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/rechtliche-hinweise/nutzungsbedingungen) als Datenschutzgrundlage dienen. Es obliegt den Kunden/Kundinnen, uns über den Wunsch nach besonderen Sicherheitsmassnahmen zu orientieren.
4. Rechte der Betroffenen
Personen, über die wir Daten bearbeiten, haben ein Recht, Auskunft über die über Sie gespeicherten Personendaten zu verlangen.
Soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, hat jede(r) Betroffene das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Sie können überdies gemäss dem anwendbaren schweizerischen Datenschutzgesetz bzw. im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts (wie etwa im Falle der DSGVO), soweit darin vorgesehen, weitere Rechte geltend machen, d.h. die Berichtigung der Sie betreffenden Personendaten oder deren Löschung. Unter Umständen haben Sie zudem das Recht zu verlangen, dass wir die Bearbeitung einschränken, Ihnen die Daten herausgeben oder generell der Bearbeitung durch uns widersprechen.
Für die Ausübung solcher Rechte können sich die betroffenen Personen an die oben unter Ziff. 1 erwähnte Kontaktstelle wenden. Wir werden diese Gesuche im Einklang mit dem anwendbaren schweizerischen Datenschutzgesetz bearbeiten und können diese gemäss den gesetzlichen Regelungen auch ablehnen oder nur eingeschränkt erfüllen.
Eine betroffene Person hat überdies das im anwendbaren Datenschutzgesetz vorgesehene Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).
5. Anpassungen dieser Datenschutzerklärung
Es kann sein, dass von Zeit zu Zeit Anpassungen dieser Datenschutzerklärung nötig sind, zum Beispiel, wenn das Gesetz oder die Art, wie wir Personendaten bearbeiten, ändert. In diesem Fall wird die neue Version auf unserem Kundenportal veröffentlicht.